Le rendez-vous de formation est une étape clé pour la réussite de votre webinar. Réservé aux webinars bénéficiant d’un accompagnement, celui-ci permet d’une part, d’assurer que les configurations des orateurs répondent aux prérequis techniques mais aussi d’accompagner ces derniers dans la bonne prise en main de la salle afin d’assurer la réussite de votre webinar et obtenir le meilleur rendu
Nous détaillons ci-dessous les étapes clés du test technique.
Réserver votre rendez-vous de formation
La vérification de vos éléments techniques et de votre matériel
Les fonctionnalités de la salle Webikeo et nos conseils d’animation
Préparation pour le jour J
Réserver votre rendez-vous de formation
Les personnes qui animent le webinar devront prendre leur rendez-vous directement depuis leur espace client sur www.webikeo.fr
Vous trouverez ici la procédure à suivre afin de réserver ce rendez-vous.
Si vous êtes gestionnaire, c'est à dire que vous gérez l'organisation du webinar, vous retrouvez le suivi des formations de l'équipe d'animation avec les options que vous avez choisies au préalable lors de la création du webinar depuis le formulaire en étape 5. Vérifiez l'avancement des formations ou prenez directement la main sur la prise de rendez-vous des préparations techniques.
Pour prendre un rendez-vous, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant "Prendre rendez-vous", puis réserver un créneau parmi les propositions affichées.
Attention
Afin d’assurer un suivi de qualité, une seule personne maximum peut être formée par rendez-vous ! Pour rappel, la prise de rendez-vous se verrouille 4 jours avant le webinar, passé ce délai, vous ne serez plus en mesure de réserver de créneau auprès de nos conseillers. Une fois le rendez-vous effectué, la personne formée ne peut être supprimée de l'animation du webinar sans intervention
Dans la partie "Préparer mon rendez-vous" il est possible d'anticiper le rendez-vous test et formation en testant d'ores et déjà votre connexion internet. Cliquez sur "Tester ma connexion" et renseignez directement les valeurs trouvées.
Conseils pour optimiser votre connexion internet
- Connectez-vous avec un câble ethernet.
- Demandez à votre service IT si vous avez une restriction de bande passante par utilisateur.
- Fermer tous les logiciels, applications et pages utilisant votre connexion, le son et la vidéo (type Skype).
- Demandez à vos collaborateurs de ne pas surcharger le réseau lors de votre live et de vos tests techniques (téléchargement de fichiers volumineux, activité internet inhabituelle).
La vérification de vos éléments techniques et de votre matériel
Le rendez-vous de test et formation est réalisé dans la salle de votre webinar. Vous y accéder via votre espace client.
Il doit être réalisé dans les conditions strictement similaires à celles du live : même lieu, même connexion internet, même ordinateur. Si vous devez changer de conditions, alors, il est nécessaire de programmer un nouveau test technique afin de valider les nouvelles configurations.
Durant ce rendez-vous, nous commencerons par évaluer les aspects techniques de votre configuration. En d'autres termes, nous vérifierons votre connexion internet, pour nous assurer qu’elle respecte bien nos prérequis, et qu'elle est assez performante pour permettre l’animation d’un webinar avec la meilleure qualité possible.
Nous vérifierons également votre matériel, votre caméra, micro etc. Soit tout votre environnement d’animation toujours dans le but d’assurer une qualité optimale.
Le test technique est uniquement disponible pour les webinars bénéficiant d'un accompagnement. Pour les webinars standards, ces étapes de tests sont à réaliser en toute autonomie. Les fonctionnalités de la salle Webikeo et nos conseils d’animation
Une fois l’environnement technique vérifié, nous allons vous présenter et vous former à l’utilisation de la salle Webikeo, ses spécificités et ses outils comme :
- La compréhension des rôles des animateurs
- La diffusion de document ou vidéo
- L'utilisation des chats et sondages, et comment dynamiser un webinar
- etc...
Nous vous donnerons toutes les cartes pour animer et modérer votre webinar de la meilleure des façons afin d'engager vos participants !
Préparation pour le jour J
Pendant le rendez-vous de test et formation, votre conseiller vous expliquera également comment se préparer au mieux pour le jour de votre webinar et quels sont les bons réflexes à adopter.
Si vous bénéficiez d'un accompagnement technique, vous découvrirez dans le chat privé de votre salle des instructions et des liens de vérification 30 minutes avant le début de l'événement. Nous vous encourageons à lire attentivement et à suivre ces recommandations.
Il est important que vous testiez votre microphone, votre caméra et la diffusion de vos documents avant le début du webinar.
Si vous avez besoin d'assistance, vous pouvez contacter votre conseiller Webikeo directement via le chat privé situé sur la gauche de votre écran. En cas d'urgence pouvant affecter immédiatement le déroulement de l'événement, vous pouvez utiliser le bouton d'assistance situé en haut de votre écran.
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