Guide complet : utiliser la nouvelle salle virtuelle Webikeo (sortie second trimestre 2026)

La salle virtuelle Webikeo est l’espace dans lequel se déroule votre webinar en direct. C’est depuis cette salle que l’équipes d’animation (orateur et modérateur, les gestionnaires de compte client et webinars seront considérés comme des modérateurs dans la salle), accède au live, interagisse avec les participants, lance la diffusion, gère le chat, les sondages et le bon déroulement de l’événement.

Cet article a pour objectif de répondre aux questions suivantes :

• Comment accéder à la salle virtuelle Webikeo ?
• Quels sont les rôles disponibles et leurs droits respectifs ?
• Comment utiliser la caméra, le micro et le partage d’écran ?
• Quels outils permettent de gérer les interactions avec les participants ?
• Comment lancer et arrêter la diffusion en direct ?
• Que faire en cas de problème technique pendant le live ?

Vidéo de présentation

Fonctionnalités disponibles dans la salle Webikeo

Les fonctionnalités de la salle Webikeo sont communes à l’équipe d’animation, à l’exception de la caméra, du micro et du partage d’écran, réservés aux orateurs.

Fonctions réservées aux orateurs : caméra, micro et partage d’écran

• Activation et désactivation de la caméra
• Activation et désactivation du micro
• Partage de document PDF uniquement
• Partage d’écran :
  • écran complet, fenêtre / application spécifique, onglet de navigateur
  • Vidéo avec ou sans son

Les modérateurs (incluant les gestionnaires de webinar et de compte client) n’ont pas accès à ces fonctionnalités.

Exemple : Partage d'écran avec un intervenant sans caméra ni photo de profil

Lancement et arrêt de la diffusion en direct (tous)

• Accessible à l’ensemble de l’équipe d’animation
• La salle passe en mode live 30 minutes avant l’heure de début du webinar
• Le bouton Lancer la diffusion permet d’envoyer le flux aux participants
• Une modale d’avertissement est affichée avant confirmation du lancement
• Une fois le live lancé, les participants voient et entendent la diffusion
• Le bouton Arrêter la diffusion permet de mettre fin au live côté participants

Il est recommandé de définir en amont qui est responsable du lancement du live.

Exemple : Modale affichée quand je clic sur le lancement de diffusion pour confirmer le lancement

Gestion des sondages (tous)

• Accessible à l’ensemble de l’équipe d’animation
• Création de sondages avant le webinar ou directement dans la salle
• Lancement des sondages en direct
• Choix de réponses simples ou multiples
• Consultation des résultats en temps réel

Règles importantes :

• un sondage non lancé peut être modifié ;
• un sondage lancé ne peut plus être modifié ;
• un sondage peut être réinitialisé (suppression des votes) ou supprimé.

Gestion du chat participants (tous)

L’équipe d’animation dispose de l’ensemble des outils de gestion du chat :

• Répondre à un message : permet d’apporter une réponse directement liée à un message précis. La réponse s’affiche de manière contextualisée afin que la discussion reste lisible.
• Supprimer un message : l’équipe d’animation peut supprimer n’importe quel message, quel que soit son auteur.
• Épingler un message : permet de marquer un message comme important (par exemple une question à traiter à l’oral). Un filtre permet ensuite d’afficher uniquement les messages épinglés.

Les participants disposent de fonctionnalités plus limitées :

• Écrire des messages dans le chat (selon la configuration choisie) ;
• Supprimer uniquement leurs propres messages.

Ils n’ont pas accès :

• à la suppression des messages d’autres participants ;
• à l’épinglage ;
• aux outils de modération ou de bannissement.

Configuration possible du chat (en amont du webinar) :

• Chat classique (recommandé) : les participants peuvent écrire librement et voir les messages en temps réel.
• Chat modéré : les messages doivent être validés par l’équipe d’animation avant affichage.
• Pas de chat (fortement déconseillé) : Le chat n’est pas disponible pour les participants. 

Chat d’équipe (tous)

• Réservé à l’équipe d’animation et à l’assistance Webikeo
• Invisible pour les participants
• Permet de communiquer en interne pendant le live

Gestion des participants et modération (tous)

• Visualisation de l’ensemble des participants connectés dans l’onglet participant
• Indicateur de connexion (pastille verte ou rouge) pour les organisateurs
• Suivi du nombre de participants en temps réel

Actions de modération disponibles :

• Bannir du chat : le participant reste spectateur mais ne peut plus écrire ; il est informé de son bannissement. 
• Bannir de la salle : le participant est exclu du webinar en live ; il est informé de son bannissement.

Ces actions sont accessibles depuis :

• le chat,
• ou la liste des participants.

Accéder à la salle virtuelle Webikeo et préparer son équipement

Accès à la salle

Pour accéder à votre salle de webinar :

1. Connectez-vous à votre compte Webikeo.
2. Cliquez sur votre profil, en haut à droite, puis sur Espace client.
3. Dans la liste de vos webinars, cliquez sur Gérer, puis sur Entrer dans la salle.

Préparation de l’équipement (orateurs)

Lors de l’entrée dans la salle, une modale « Préparez votre équipement » s’affiche pour les orateurs.

Elle permet :

• d’autoriser l’accès au micro et à la caméra ;
• de choisir s’ils doivent être activés immédiatement ou non.

Pour que les orateurs puissent utiliser le micro et la caméra dans la salle virtuelle Webikeo, ces périphériques doivent être explicitement autorisés au niveau du navigateur. 
Si l’accès est bloqué ou refusé, les fonctionnalités audio et vidéo ne pourront pas être utilisées dans la salle, même si le matériel est correctement connecté.

Chaque navigateur permet de gérer ces autorisations par site web. Vous pouvez consulter la documentation officielle selon votre navigateur :

• Google Chrome :  https://support.google.com/chrome/answer/2693767?hl=fr
• Mozilla Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/gerer-permissions-camera-et-microphone
• Microsoft Edge : https://support.microsoft.com/fr-fr/windows/cam%C3%A9ra-windows-microphone-et-confidentialit%C3%A9-a83257bc-e990-d54a-d212-b5e41beba857
• Safari (macOS) :  https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/ibrw7f78f7fe/mac

💡 À noter : l’autorisation doit être accordée au moment où le navigateur la demande ou via les paramètres du navigateur si elle a été refusée précédemment.

Cliquez ensuite sur Rejoindre maintenant.

Exemple : Modale de réglage caméra et micro lors de l'accès à la salle

Si la caméra et le micro sont désactivés, vos initiales ou votre photo de profil s’affichent. Une option dans la salle vous permet de masquer complétement votre présence si vous ne souhaitez pas que vos initiales ou votre photo de profil soient visibles quand vous n’intervenez pas, néanmoins, nous vous déconseillons de l’utiliser. 

Bonnes pratiques audio et matériel

Pour une qualité de diffusion optimale :

• Utilisez un casque avec micro ;
• Évitez les haut-parleurs, surtout à plusieurs ;
• Fermez les applications et onglets inutiles ;
• Privilégiez une connexion internet stable.

Pour plus d’information vous pouvez consulter l’article suivant : 

En cas de problème technique

La salle webinar Webikeo surveille en continu :

• La qualité de votre connexion Internet ;
• La stabilité des flux audio et vidéo.

En cas de difficulté, des alertes peuvent s’afficher afin de vous permettre d’agir rapidement, sans interrompre le webinar.

Plusieurs situations peuvent se présenter pendant un live :

• dégradation de la qualité de connexion ;
• déconnexion totale ;

Alerte qualité de connexion dégradée / bande passante insuffisante

Ce que cela signifie 
Votre connexion Internet est toujours active, mais le débit disponible ou la stabilité du réseau ne sont plus suffisants pour maintenir une diffusion fluide en temps réel.

Les effets peuvent être immédiats :

• Image figée ou saccadée,
• Son haché ou robotique,
• Latence perceptible entre les intervenants.

Actions à privilégier immédiatement (pendant le live)

1. Désactivez votre caméra
   • La vidéo est le flux le plus consommateur de bande passante.
   • Couper la caméra permet de stabiliser rapidement l’audio, qui reste prioritaire.
2. Réduisez le nombre de caméras actives
   • Demandez aux autres intervenants qui n’interviennent pas à l’instant T de couper leur caméra.
   • Chaque flux vidéo actif augmente la charge réseau pour l’ensemble des participants.
3. Évitez le partage d’écran
   • Le partage d’écran consomme fortement la bande passante, en émission comme en réception. Demandez à la personne ayant la meilleure bande passante de faire le partage. 
   • Si la connexion est fragile, privilégiez une prise de parole audio.
4. Allégez votre environnement technique
   • Fermez les applications et onglets gourmands (cloud, visioconférence, streaming, synchronisations).
   • Limitez les usages Internet simultanés sur le même réseau (autres appareils ou utilisateurs).

Une fois la connexion redevenue stable, vous pouvez réactiver votre caméra progressivement.

Alerte déconnexion totale de la salle

Ce que cela signifie 
Votre ordinateur a momentanément perdu l’accès à Internet (coupure réseau, Wi-Fi instable, changement de réseau, VPN interrompu, mise en veille, etc.). 
La salle ne reçoit plus vos flux audio et vidéo.

Comportement de la plateforme

• La salle webinar Webikeo tente une reconnexion automatique dès que la connexion Internet est rétablie.
• Vous pouvez être amené à rafraichir la page de votre navigateur pour récupérer toutes les informations. 
• Les commandes de micro, caméra et partage d’écran devront être relancées après la reconnexion.  

Actions à effectuer si la reconnexion ne se fait pas immédiatement

1. Vérifiez votre connexion Internet
   • Assurez-vous que votre Wi-Fi ou votre câble Ethernet est toujours actif.
   • Si possible, privilégiez une connexion filaire plus stable.
   • Évitez de changer de réseau inutilement pendant le live.
2. Actualisez la page si nécessaire
   • Si la reconnexion automatique échoue ou tarde, un simple rafraîchissement de la page permet généralement de rejoindre à nouveau la salle.
   • Vérifiez ensuite que la caméra et le micro sont bien autorisés par le navigateur.
3. En environnement professionnel
   • Une déconnexion répétée peut être liée à un VPN, un pare-feu ou un proxy.
   • Désactivez temporairement le VPN si possible, ou basculez sur un réseau alternatif (partage de connexion mobile).

Interruption du live liée à l’absence d’orateurs

Ce que cela signifie 
Une interruption du live se produit lorsque plus aucun orateur n’est présent dans la salle avec une diffusion active (caméra, micro ou partage d’écran) pendant plus d’une minute. 
La diffusion en direct est alors automatiquement arrêtée et les participants ne reçoivent plus de flux.

Comportement de la plateforme

• Après 1 minute sans aucune diffusion active (plus aucun orateur en diffusion dans la salle), le live est automatiquement interrompu ; L’orateur qui re rentre dans la salle devra lancer le live. 
• Les participants ne reçoivent plus le flux en direct ;

Actions à effectuer

• Reprise avant 5 minutes d’interruption
  • L’orateur se reconnecte à la salle ;
  • Une modale s’affiche et l’invite à relancer le live ;
  • L’orateur clique sur Lancer la diffusion ;
  • La reprise s’effectue sans générer de nouveau replay. Aucun montage ne sera nécessaire. 
• Reprise après 5 minutes d’interruption
  • Au bout de 5 minutes consécutives sans diffusion, le premier replay est automatiquement envoyé en production ;
  • Toute reprise du live après ce délai génère un second replay ;
  • Pour éviter la mise à disposition d’une seule moitié du replay :
    • Vous devez désactiver le replay dans le formulaire du webinar ;
    • Télécharger les deux replays et produire un montage afin de produire un replay unique et recharger ce nouveau replay. (Voir article suivant)
    • Activer de nouveau le replay

Vous pouvez obtenir de l’aide auprès du support en cas de problème, notamment afin qu’on relance manuellement vos notifications de replay en cas d’incident.